Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych Użytkowników serwisu HeatAlgo oraz osób, które kontaktują się z nami przez formularze na stronie heatalgo.com, jest Cratun Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem Niekłonice 49E, 76-024 Niekłonice, wpisana do rejestru przedsiębiorców pod numerem KRS 0000971816, NIP: 4990690625, REGON: 522021073. Kontakt w sprawach ochrony danych: [email protected].

2. Jakie dane przetwarzamy

Dane konta: adres e-mail, hasło (w postaci zaszyfrowanej), imię i nazwisko oraz - jeżeli Użytkownik je poda - nazwa firmy, logo, telefon i adres strony internetowej (dane firmowe są wyświetlane na formularzu udostępnianym klientowi i w dokumentach PDF), a także preferowany język.

Dane projektowe: dane wprowadzane przez Użytkownika w ramach projektów (parametry budynków, obliczenia, rysunki), w tym dane klientów Użytkownika, jeżeli je wprowadzi (patrz pkt 10).

Dokumenty budynku: pliki lub tekst, które Użytkownik wkleja albo wgrywa, aby AI odczytało z nich dane (np. projekt budowlany, zestawienie stolarki okiennej i drzwiowej, charakterystyka energetyczna, zdjęcia takich dokumentów) - patrz pkt 4.

Dane z formularzy kontaktowych i zamówień na stronie heatalgo.com (także od osób, które nie mają Konta): imię, adres e-mail, telefon i treść wiadomości.

Dane z darmowych kalkulatorów na heatalgo.com: imię i adres e-mail podane po to, żebyśmy wysłali wynik kalkulatora w pliku PDF, oraz dane wpisane do samego kalkulatora (powierzchnia, typ budynku, standard izolacji, strefa klimatyczna albo wymiary pomieszczenia i rozstaw rur). Kalkulator ogrzewania podłogowego pokazuje wynik na stronie bez podania tych danych. W kalkulatorze strat ciepła i w kalkulatorze mocy pompy wynik pokazujemy dopiero po ich podaniu - podanie jest dobrowolne, ale bez niego nie zobaczysz wyniku na stronie i nie otrzymasz PDF-u.

Dane techniczne i analityczne: pseudonimizowane zdarzenia korzystania z aplikacji (identyfikator konta, bez treści formularzy - nagrania sesji maskują pola formularzy), logi techniczne asystenta AI opisane w pkt 4 i 7 oraz logi serwera niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa.

Podanie danych konta jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy - bez nich nie jest możliwe założenie Konta.

3. Cele i podstawy prawne

Świadczenie usługi i obsługa konta - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).

Odczyt danych z dokumentów budynku przez AI, na życzenie Użytkownika - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). Szczegóły w pkt 4.

Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego i obsługa zamówionej usługi - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie przed zawarciem umowy).

Wystawianie faktur i rozliczenia - art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

Komunikacja związana z usługą, w tym powiadomienia dotyczące planu, subskrypcji i jej odnawiania - art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

Analityka produktowa i rozwój Serwisu - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: doskonalenie usługi). Dotyczy to statystyk odwiedzin i korzystania z aplikacji, które nie wymagają zgody, bo nie obejmują nagrań na stronie heatalgo.com ani profilowania reklamowego; w aplikacji po zalogowaniu obejmują również nagrania sesji z maskowaniem pól formularzy (pkt 9).

Nagrania sesji na stronie heatalgo.com oraz narzędzia reklamowe Google Ads i Meta - art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Bez zgody nie uruchamiamy ani nagrań, ani tych narzędzi, i nie zapisujemy identyfikatora kliknięcia w reklamę na urządzeniu Użytkownika. Zgodę można w każdej chwili wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania - patrz pkt 9.

Wysłanie wyniku darmowego kalkulatora w pliku PDF na wskazany adres - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podjęte na żądanie osoby, której dane dotyczą). Adresu użyjemy też do przedstawienia własnej oferty HeatAlgo - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: marketing bezpośredni własnych usług), z prawem sprzeciwu w każdej chwili. Danych z kalkulatorów nie przekazujemy instalatorom ani żadnym innym podmiotom trzecim - do tego potrzebowalibyśmy osobnej zgody, o którą nie prosimy.

Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, w tym analiza logów serwera - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: bezpieczeństwo usługi).

Nie podejmujemy wobec Użytkowników zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania, wywołujących skutki prawne (art. 22 RODO).

4. Dokumenty budynku i asystent AI

Serwis udostępnia odczyt danych z dokumentów budynku przez AI w ramach asystenta: Użytkownik wkleja albo załącza dokumenty w rozmowie z asystentem - w projekcie albo poza nim - a asystent odczytuje z nich dane. Dokumentami mogą być np. projekt budowlany, zestawienie stolarki okiennej i drzwiowej, charakterystyka energetyczna albo zdjęcia takich dokumentów.

Wartości odczytane z dokumentów AI wyłącznie proponuje - żadna taka propozycja nie trafia do formularza ani do obliczeń bez zatwierdzenia przez Użytkownika. Osobno, na wyraźne polecenie Użytkownika, asystent może zmienić wskazane wartości w projekcie - opisujemy to w akapicie poniżej. AI nigdy nie wykonuje obliczeń zapotrzebowania na ciepło - to obliczenie zawsze wykonuje w pełni algorytm zgodny z PN-EN 12831-1.

Na wyraźne polecenie Użytkownika asystent może zmienić dane w projekcie - na przykład ustawić wskazaną wartość w obliczeniach. Poleceniem jest wiadomość Użytkownika; zmiana jest zapisywana od razu, bez osobnego zatwierdzenia. Do dostawcy modelu AI trafia wówczas również lista tych czynności wraz z ich parametrami. Każdą zmianę asystent wypisuje w rozmowie razem z przyciskiem, który pozwala ją cofnąć. Żeby cofnięcie było możliwe, przed każdą zmianą zapisujemy w Serwisie kopię poprzedniej wersji dokumentu projektu; kopię przechowujemy przez 30 dni, a następnie usuwamy - po tym czasie cofnięcie nie jest już możliwe. Efekty każdej czynności są widoczne w Serwisie.

Załączone pliki są przetwarzane wyłącznie w celu odczytania z nich danych w rozmowie z asystentem: są odczytywane w pamięci i odrzucane zaraz po przetworzeniu, z jednym wyjątkiem - plik załączony w rozmowie w module ogrzewania podłogowego albo w module wentylacji Użytkownik może wskazać jako podkład rysunku kondygnacji. Dzieje się to wyłącznie po naciśnięciu przycisku przez Użytkownika; dopiero wtedy plik jest zapisywany w projekcie jak każdy inny podkład. Bez tego naciśnięcia nie zapisujemy pliku. Tekst wklejony do rozmowy jest częścią rozmowy i jest przechowywany razem z nią. Dokumenty przetwarza w naszym imieniu dostawca modelu AI, Anthropic (Anthropic PBC, USA), na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych; dostawca przechowuje je zgodnie ze swoją polityką (obecnie do 30 dni), a następnie usuwa.

Jeżeli dokument zawiera dane osobowe (np. dane inwestora), Użytkownik pozostaje ich administratorem na zasadach opisanych w pkt 10 - Usługodawca i Anthropic przetwarzają je wyłącznie na jego polecenie, w ramach odczytu opisanego wyżej.

Poza odczytem dokumentów Serwis udostępnia asystenta AI, który odpowiada na pytania o projekt i sprawdza wykonane obliczenia. W tym celu do dostawcy modelu AI (Anthropic) trafia wycinek danych projektu - dane techniczne budynku, dane instalacji zaprojektowanej w danym module i wyniki obliczeń, które Serwis dla nich wykonał. Wycinek nie zawiera danych identyfikujących klienta Użytkownika: imienia i nazwiska, adresu ani danych kontaktowych.

Rozmowy z asystentem są przechowywane w Serwisie, na koncie Użytkownika, żeby mógł do nich wrócić - inaczej niż załączone pliki, które nie są przechowywane. Wiadomość dotycząca konkretnego projektu jest z nim powiązana: po usunięciu projektu nie jest już pokazywana ani wykorzystywana, a jej trwałe usunięcie przebiega na zasadach z pkt 7. Pozostałe rozmowy przechowujemy przez czas trwania umowy.

Serwis korzysta z modelu AI w trzech zakresach. Sprawdzenie projektu i rozmowa z asystentem działają tak samo pod tym względem: żeby odpowiedzieć, Serwis wysyła dane techniczne budynku - powierzchnie, przegrody, temperatury, miejscowość, a w module wentylacji także pomieszczenia z ich kubaturą i liczbą osób, dobraną centralę i zadeklarowane tryby pracy - do modelu AI dostawcy zewnętrznego. Dane identyfikujące klienta Użytkownika nie wchodzą do tych danych technicznych. Dokumenty załączone do asystenta trafiają do tego samego modelu, w tej samej rozmowie - model odczytuje je w wiadomości, z którą zostały wysłane. Sam plik nie jest zapisywany ani w Serwisie, ani w zachowanej rozmowie; w rozmowie pozostają nazwa pliku i odpowiedzi asystenta, w tym wartości, które odczytał z dokumentu, a log techniczny (pkt 7) może objąć krótki skrót rozumowania modelu.

5. Odbiorcy danych

Dane przetwarzają w naszym imieniu podmioty zapewniające infrastrukturę: Supabase (baza danych, uwierzytelnianie i przechowywanie plików), Railway (hosting aplikacji), Resend (wysyłka wiadomości e-mail), PostHog (analityka produktowa, serwery w UE) oraz Anthropic (dostawca modelu AI - patrz pkt 4). Z każdym z tych podmiotów łączą nas umowy powierzenia przetwarzania danych. Przy umawianiu rozmowy przez stronę korzystamy z narzędzia Cal.com (Cal.com, Inc., USA) - do Cal.com trafiają dane, które osoba umawiająca się poda w formularzu rezerwacji.

Wyłącznie po wyrażeniu zgody na cele reklamowe dane trafiają także do Google Ireland Limited (Google Ads) i Meta Platforms Ireland Limited (piksel Meta). Podmioty te występują tu jako odrębni administratorzy, a nie jako przetwarzający na nasze zlecenie: samodzielnie ustalają cele przetwarzania w swoich systemach reklamowych. Bez zgody żadne dane do nich nie trafiają, ponieważ ich narzędzia w ogóle się nie uruchamiają.

Resend, Railway, Anthropic i Cal.com mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (w Stanach Zjednoczonych); transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC). To samo dotyczy Google i Meta, jeżeli Użytkownik wyrazi zgodę na cele reklamowe. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem wskazanym w pkt 1.

6. Stripe jako odrębny administrator

Płatności za zakupy dokonywane bezpośrednio w Serwisie obsługuje Stripe, który występuje w nich jako sprzedawca. W zakresie tych transakcji Stripe jest odrębnym administratorem danych, a nie podmiotem przetwarzającym na nasze zlecenie: samodzielnie ustala cele przetwarzania, w tym rozliczenie podatku, przeciwdziałanie oszustwom, obsługę reklamacji płatniczych i kontakt z kupującym. Nie zawieramy ze Stripe umowy powierzenia w tym zakresie i nie wydajemy mu poleceń co do tych danych. Zasady przetwarzania opisuje polityka prywatności Stripe dostępna pod adresem stripe.com/privacy.

Dane karty płatniczej nie trafiają do nas w żadnym momencie. Otrzymujemy od Stripe informację o tym, że płatność doszła do skutku, jej kwotę i walutę, kraj kupującego oraz identyfikatory transakcji, a przy subskrypcji także informacje o jej stanie (odnowienie, nieudana płatność, anulowanie, zwrot) - w zakresie niezbędnym do udostępnienia zakupionej funkcji i do naszych własnych rozliczeń.

7. Okres przechowywania

Dane konta i projektów przechowujemy przez czas trwania umowy. Po usunięciu konta lub projektu dane są oznaczane jako usunięte i trwale kasowane z kopii operacyjnych w terminie do 90 dni, z wyjątkiem danych, których dłuższego przechowywania wymagają przepisy (np. dokumentacja rozliczeniowa - 5 lat).

Dane podane w kalkulatorze (imię i adres e-mail) przechowujemy do czasu wniesienia sprzeciwu wobec marketingu albo wniosku o usunięcie - jedno i drugie realizujemy niezwłocznie, na adres wskazany w pkt 1.

Dane z formularza kontaktowego (imię, adres e-mail, telefon i treść wiadomości) przechowujemy tak długo, jak długo mogą być potrzebne w korespondencji z osobą, która je przesłała, oraz do celów dowodowych związanych z zawartą lub planowaną umową. W każdej chwili można wystąpić o ich usunięcie na adres wskazany w pkt 1 - usuwamy je wtedy niezwłocznie.

Rozmowy z asystentem AI przechowujemy przez czas trwania umowy, na tych samych zasadach co dane konta i projektów.

Logi techniczne wywołań asystenta AI przechowujemy przez 30 dni; jeżeli ta sama treść zapytania jest wysyłana ponownie, jej kopię przechowujemy do 30 dni od ostatniego wysłania. Log obejmuje treść zapytania wysłanego do modelu - dane projektu bez danych identyfikujących inwestora - oraz krótki skrót rozumowania modelu, który może odnosić się do treści rozmowy.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Wnioski prosimy kierować na adres wskazany w pkt 1.

Przysługuje również skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

9. Pliki cookie, analityka i zgody

Serwis używa niezbędnych plików cookie i pamięci przeglądarki do utrzymania sesji logowania, zapamiętania wybranego języka oraz zapisania samego wyboru zgód. Bez nich Serwis nie działa poprawnie, dlatego nie są objęte zgodą.

Analityka produktowa działa niezależnie od zgód i jest skonfigurowana z myślą o prywatności: PostHog nie zapisuje adresów IP, identyfikacja odbywa się po identyfikatorze konta, a nie po danych osobowych, i nie przekazujemy tych danych żadnej sieci reklamowej. Identyfikator, po którym PostHog rozpoznaje przeglądarkę, jest zapisywany w jej pamięci na tej samej podstawie. Podstawą jest uzasadniony interes (pkt 3), a wobec takiego przetwarzania przysługuje sprzeciw na zasadach z pkt 8.

Nagrania sesji na stronie heatalgo.com uruchamiamy wyłącznie za zgodą i tylko na jej podstawie; w aplikacji dostępnej po zalogowaniu są one częścią analityki produktowej opisanej wyżej, na podstawie uzasadnionego interesu. Nagrania sesji maskują pola formularzy - to, co Użytkownik w nich wpisze, nie trafia do nagrania (wyjątkiem są pola liczbowe i listy wyboru, które nie zawierają danych osobowych). Pozostała treść strony jest rejestrowana tak, jak ją widać, dlatego elementy prezentujące dane osobowe oznaczamy tak, aby do nagrań nie trafiały. Rejestrowany jest również rzut wgrany w module ogrzewania podłogowego - maskowanie nie obejmuje rysunku, więc w nagraniu jest on widoczny tak, jak na ekranie.

Narzędzia reklamowe Google Ads i Meta uruchamiamy wyłącznie za zgodą na cele reklamowe. Ta sama zgoda obejmuje zapisanie na urządzeniu identyfikatora kliknięcia w reklamę, dzięki któremu wiemy, która kampania doprowadziła do zakupu; przechowujemy go najwyżej 90 dni. Bez zgody nie zapisujemy tego identyfikatora, a skrypty Google i Meta nie są w ogóle pobierane.

Zgody można zmienić lub wycofać w każdej chwili - odnośnik „Zgody” w stopce strony heatalgo.com otwiera ten sam panel, w którym zapadła pierwsza decyzja. Wycofanie zgody na cele reklamowe natychmiast usuwa identyfikator kliknięcia zapisany na tej stronie; jego kopię zapisaną w aplikacji heatalgo.app usuwamy przy najbliższym przejściu ze strony do aplikacji, a jeżeli takie przejście już nie nastąpi - najpóźniej po 90 dniach, kiedy identyfikator wygasa sam. Skrypt reklamowy pobrany wcześniej w tej samej karcie przestaje zbierać dane po wycofaniu zgody, a znika z niej po przeładowaniu strony.

10. Dane klientów Użytkownika

Użytkownik może wprowadzać do Serwisu dane osobowe swoich klientów (np. imię i nazwisko inwestora, adres inwestycji, dane kontaktowe). Dane te mogą również trafiać do Serwisu bezpośrednio od klientów Użytkownika - poprzez formularze, które Użytkownik im udostępnia. W obu przypadkach Użytkownik pozostaje administratorem tych danych, a Usługodawca przetwarza je wyłącznie na jego polecenie, w celu świadczenia usługi, jako podmiot przetwarzający.

Polecenie Użytkownika obejmuje także korzystanie z asystenta AI: aby odpowiedzieć na pytanie Użytkownika, sprawdzić jego obliczenia albo odczytać dane z załączonych dokumentów - które mogą zawierać dane osobowe klienta - Usługodawca przekazuje odpowiednio dane techniczne budynku albo treść dokumentów do modelu AI dostawcy zewnętrznego oraz zachowuje treść zapytania w logu technicznym na zasadach z pkt 7. Użytkownik może w Ustawieniach wyłączyć przechowywanie treści zapytań asystenta w logu technicznym; wyłączenie działa od tego momentu, a treści zapisane wcześniej znikają z logu zgodnie z zasadą 30 dni.

11. Zmiany polityki

O istotnych zmianach niniejszej polityki poinformujemy Użytkowników e-mailem lub komunikatem w Serwisie przed ich wejściem w życie.