Het klantformulier verzamelt de gegevens van het gebouw rechtstreeks bij de opdrachtgever: je stuurt een link, de klant vult het formulier in de browser in zonder account, en de antwoorden komen terug in het project. De app is in het Engels; daarom staan alle knoppen en schermnamen hier in de Engelse bewoording van de app. De basisroute staat in de stapsgewijze handleiding: het klantformulier naar de klant sturen. Wat het formulier allemaal kan, lees je op de pagina Klantformulier. Dit artikel beantwoordt de vragen die onderweg opkomen: over instellen, herinneringen, correcties, accepteren en importeren.
Instellen: minder vragen voor de klant
De kaart Client form vind je in het projectoverzicht. Send the form as is slaat het instellen over, Adjust it first opent het. Het instellen heeft twee niveaus:
- De keuzes onder What do you no longer need to ask? in vier groepen: I have been on site and know... (afmetingen van de ruimtes, opbouw van de bouwdelen, ramen en deuren), I have the documents... (het bouwkundig ontwerp, de lijst met stukken die je van de klant moet krijgen), Already settled... (ventilatie, warmteopwekker, omvang van de opdracht) en This job doesn't cover... (vloerverwarming). Een vinkje haalt de bijbehorende vragen weg; de teller laat zien hoeveel vragen er overblijven en hoeveel minuten de klant nodig heeft.
- Show the full list - per onderdeel: links wat de klant ziet, rechts wat je overslaat. Losse vragen verplaats je met Skip en Restore, en de zoekfunctie doorzoekt de tekst van de vragen. In elk onderdeel kun je eigen velden toevoegen (een naam en een type: tekst, getal, selectievakje) - in totaal tot 20.
Het formulier loopt van de gegevens van de opdrachtgever en de omvang van de opdracht, via documentatie, basisgegevens van het gebouw, bouwdelen, ramen en deuren, luchtdichtheid, ventilatie, temperaturen, warmteopwekker en warm water, tot de uitgangspunten voor vloerverwarming, de vloeropbouw, de ruimtetabel, de hydrauliek en de over te dragen documenten. Het begint met een paar vragen over de woning, waarmee het de onderdelen overslaat die niet op dit gebouw van toepassing zijn.
Versturen en herinneringen
In de stap Sending vul je het e-mailadres van de klant in het veld To: in, en desgewenst je eigen bericht (Your words), dat in de uitnodigingsmail komt. Het voorbeeld laat precies de e-mail zien die de klant krijgt - met jouw bedrijf als afzender. Send by email verstuurt de uitnodiging, Copy link geeft je een link die je via elk kanaal kunt doorsturen. Na het versturen laat het scherm Form sent zien hoeveel vragen het formulier heeft en hoeveel minuten de klant nodig heeft.
De link is 90 dagen geldig vanaf het versturen; de vervaldatum zie je op de formulierkaart. Een herinnering stuur je met Resend - hooguit één keer per dag; een tweede poging op dezelfde dag wordt in de geschiedenis als overgeslagen vastgelegd. Is de e-mail niet aangekomen (The invitation did not arrive), controleer dan het adres en stuur opnieuw, of kopieer de link - zolang het bericht niet aankomt, blijft het formulier leeg.
Pas je de bedrijfsgegevens en het logo aan in de Instellingen, dan veranderen ook de kop van het formulier en de afzender van de uitnodigingen.
Wat de klant ziet
De klant opent de link zonder account, ook op de telefoon. Aan het begin ziet hij hoeveel vragen er komen, dat niets verplicht is en tot wanneer de link geldig is. Het formulier slaat zichzelf op - de klant kan stoppen en later verdergaan waar hij gebleven was. Het heeft een eigen taalkeuze (Pools of Engels; een Nederlandse versie is er niet), een link naar de begrippenlijst en een voortgangsweergave. Aan het eind bevestigt de klant in de samenvatting dat de gegevens kloppen, belooft hij wijzigingen door te geven, ondertekent hij met zijn naam en klikt hij op Send to contractor. Antwoorden die al zijn ingevuld, gaan niet verloren als de link verloopt.
Het formulier neemt geen bijlagen aan. In het onderdeel Building documentation vinkt de klant aan welke documenten er zijn (plattegronden, het bouwkundig ontwerp, de kozijnstaat, DWG/DXF-bestanden) en geeft ze je buiten de app - per e-mail of tijdens een afspraak. Jij uploadt ze daarna bij de assistent Algo in het project, en Algo stelt waarden voor de velden voor.
In het formulier ziet de klant jouw bedrijf als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hij invult; HeatAlgo verwerkt ze in jouw opdracht - die melding staat onderaan het formulier.
Het formulier bij de klant: live meekijken
Terwijl de klant invult, laat de kaart in het project de status zien (Sent, Opened by the client, The client is filling it in), de vervaldatum en een live voorbeeld van de antwoorden - de klant kan ze nog wijzigen. Het onderdeel History legt versturen, openen, herinneringen, antwoorden, correctieverzoeken en acceptatie vast, per ronde. Is de klant ergens blijven steken, dan zie je bij welk onderdeel (They stopped at section ...).
In deze status heb je: Change the questions (tot de klant het formulier terugstuurt; ingevulde antwoorden blijven staan), Resend (één keer per dag), Copy link en Cancel form - de link werkt dan niet meer, en de antwoorden die de klant al had ingevuld, gaan verloren; dat kun je niet ongedaan maken.
De antwoorden van de klant: correcties en accepteren
Stuurt de klant het formulier terug, dan krijg je een melding bij het belletje en per e-mail (de categorie Client forms in de instellingen). Het scherm Client's answers toont alles per onderdeel, met ja/nee-antwoorden en lege velden. Je kunt:
- Accept data - de antwoorden worden deel van het project en veranderen niet zonder jouw toestemming,
- Flag for correction bij afzonderlijke velden, en dan Send back for fixes met één zin uitleg - de klant krijgt dezelfde link, ziet de gemarkeerde velden in het geel en hoeft niet opnieuw te beginnen; in de volgende ronde zie je welke gemarkeerde velden zijn aangevuld en welke nog leeg zijn, samen met het vorige antwoord,
- Expire the link - de klant verliest de toegang tot het formulier, de verstuurde antwoorden blijven staan; niet terug te draaien.
Ook na het accepteren kun je het formulier terugsturen (Something needs fixing after all?, dan Send back for corrections) - berekeningen die al gemaakt zijn, blijven staan, en na het opnieuw accepteren neem je de gegevens nog een keer over.
Na het accepteren: importeren in de modules
Het scherm The data is yours. What now? leidt naar de warmteverliesberekening (Open the heat loss calculation): het formulier vult gebouwgegevens en ruimtes aan waar ze passen, de rest vul je zelf in. Warmtepomp, vloerverwarming en ventilatie nemen geselecteerde gegevens uit het formulier over (bijvoorbeeld de aanvoer- en retourtemperatuur, het type ventilatie) via de regel Ready to bring in op het startscherm van de module of het onderdeel Data sources in de module-instellingen. Wat de import bewust weglaat en waarom, lees je in gegevens tussen modules overnemen. De antwoorden staan in het project altijd achter de knop Form data.
Documenten in plaats van het formulier
Heb je de bouwkundige documenten al (het ontwerp, de kozijnstaat, het energielabel), dan hoef je niet op het formulier te wachten: upload ze bij de assistent Algo in het project, en Algo stelt waarden voor de velden voor. Dat staat in Algo, de AI-assistent. Je kunt beide bronnen combineren - het formulier van de klant en de documenten van jou.