Das Kundenformular sammelt die Gebäudedaten direkt beim Bauherrn: Du schickst einen Link, der Kunde füllt das Formular im Browser ohne Konto aus, und die Antworten kommen ins Projekt zurück. Die App ist auf Englisch, deshalb stehen alle Bezeichnungen aus der Oberfläche hier in ihrem englischen Wortlaut. Den Grundablauf zeigt die Schritt-für-Schritt-Anleitung: Kundenformular an den Kunden senden. Was das Formular insgesamt kann, steht auf der Seite Kundenformular. Dieser Artikel beantwortet die Fragen, die unterwegs auftauchen: zu Einrichtung, Erinnerungen, Korrekturen, Annahme und Import.
Einrichtung: weniger Fragen für den Kunden
Die Karte Client form findest du in der Projektübersicht. Send the form as is überspringt die Einrichtung, Adjust it first öffnet sie. Die Einrichtung hat zwei Ebenen:
- Die Felder unter What do you no longer need to ask? in vier Gruppen: I have been on site and know... (Raummaße, Aufbau der Bauteile, Fenster und Türen), I have the documents... (die Bauplanung, die Liste der Unterlagen, die du vom Kunden bekommen sollst), Already settled... (Lüftung, Wärmeerzeuger, Auftragsumfang) und This job doesn't cover... (Fußbodenheizung). Ein Häkchen entfernt die passenden Fragen; der Zähler zeigt, wie viele Fragen bleiben und wie viele Minuten der Kunde braucht.
- Show the full list - Abschnitt für Abschnitt: links, was der Kunde sieht, rechts, was du überspringst. Einzelne Fragen verschiebst du mit Skip und Restore, und die Suche durchsucht den Fragetext. In jedem Abschnitt kannst du eigene Felder ergänzen (ein Name und ein Typ: Text, Zahl, Kontrollkästchen) - insgesamt bis zu 20.
Das Formular hat Abschnitte von den Angaben zum Bauherrn und zum Auftragsumfang über Unterlagen, Gebäudegrunddaten, Bauteile, Fenster und Türen, Luftdichtheit, Lüftung, Temperaturen, Wärmeerzeuger und Warmwasser bis zu den Annahmen für die Fußbodenheizung, dem Fußbodenaufbau, der Raumtabelle, der Hydraulik und den zu übergebenden Unterlagen. Es beginnt mit ein paar Fragen zum Haus, mit denen es die Teile überspringt, die auf dieses Gebäude nicht zutreffen.
Versand und Erinnerungen
Im Schritt Sending trägst du die E-Mail-Adresse des Kunden im Feld To: ein und wahlweise deine eigene Nachricht (Your words), die in die Einladungsmail kommt. Die Vorschau zeigt genau die E-Mail, die der Kunde bekommt - mit deiner Firma als Absender. Send by email verschickt die Einladung, Copy link gibt dir einen Link, den du über jeden Kanal weitergeben kannst. Nach dem Versand zeigt der Bildschirm Form sent, wie viele Fragen das Formular hat und wie viele Minuten der Kunde braucht.
Der Link gilt 90 Tage ab dem Versand; das Ablaufdatum siehst du auf der Formularkarte. Eine Erinnerung schickst du mit Resend - höchstens einmal am Tag; ein zweiter Versuch am selben Tag wird im Verlauf als übersprungen vermerkt. Ist die E-Mail nicht angekommen (The invitation did not arrive), prüfe die Adresse und sende erneut, oder kopiere den Link - solange die Nachricht nicht durchkommt, bleibt das Formular leer.
Änderst du Firmendaten und Logo in den Einstellungen, ändern sich der Kopf des Formulars und der Absender der Einladungen.
Was der Kunde sieht
Der Kunde öffnet den Link ohne Konto, auch auf dem Handy. Am Anfang sieht er, wie viele Fragen ihn erwarten, dass nichts Pflicht ist und bis wann der Link gilt. Das Formular speichert sich selbst - der Kunde kann unterbrechen und dort weitermachen, wo er aufgehört hat. Es hat einen eigenen Sprachschalter (Polnisch oder Englisch, eine deutsche Fassung gibt es nicht), einen Link zum Glossar und eine Fortschrittsanzeige. Am Ende bestätigt er in der Zusammenfassung, dass die Angaben stimmen, verpflichtet sich, Änderungen mitzuteilen, unterschreibt mit seinem Namen und klickt Send to contractor. Bereits eingegebene Antworten gehen nicht verloren, wenn der Link abläuft.
Das Formular nimmt keine Anhänge an. Im Abschnitt Building documentation hakt der Kunde an, welche Unterlagen es gibt (Grundrisse, Bauplanung, Fensterliste, DWG/DXF-Dateien), und gibt sie dir außerhalb der App - per E-Mail oder beim Termin. Du lädst sie dann beim Assistenten Algo im Projekt hoch, und er schlägt Werte für die Felder vor.
Im Formular sieht der Kunde deine Firma als Verantwortliche für die Daten, die er angibt; HeatAlgo verarbeitet sie in deinem Auftrag - der Hinweis steht in der Fußzeile des Formulars.
Das Formular beim Kunden: Live-Vorschau
Während der Kunde ausfüllt, zeigt die Karte im Projekt den Stand (Sent, Opened by the client, The client is filling it in), das Ablaufdatum und eine Live-Vorschau der Antworten - der Kunde kann sie noch ändern. Der Abschnitt History hält Versand, Öffnen, Erinnerungen, Antworten, Korrekturbitten und Annahme fest, in Runden. Ist der Kunde hängen geblieben, siehst du, in welchem Abschnitt (They stopped at section ...).
In diesem Stand hast du: Change the questions (bis der Kunde das Formular zurückschickt; eingetragene Antworten bleiben), Resend (einmal am Tag), Copy link und Cancel form - der Link funktioniert dann nicht mehr, und die Antworten, die der Kunde schon eingetragen hatte, gehen verloren; das lässt sich nicht rückgängig machen.
Die Antworten des Kunden: Korrekturen und Annahme
Schickt der Kunde das Formular zurück, bekommst du eine Benachrichtigung in der Glocke und per E-Mail (die Kategorie Client forms in den Einstellungen). Der Bildschirm Client's answers zeigt alles Abschnitt für Abschnitt, mit Ja/Nein-Antworten und leeren Feldern. Du kannst:
- Accept data - die Antworten werden Teil des Projekts und ändern sich nicht ohne deine Zustimmung,
- Flag for correction bei einzelnen Feldern, dann Send back for fixes mit einem Satz zur Erklärung - der Kunde bekommt denselben Link, sieht die markierten Felder gelb und fängt nicht von vorn an; in der nächsten Runde siehst du, welche markierten Felder ergänzt wurden und welche noch leer sind, zusammen mit der vorherigen Antwort,
- Expire the link - der Kunde verliert den Zugang zum Formular, die abgeschickten Antworten bleiben; nicht umkehrbar.
Auch nach der Annahme kannst du das Formular zurückgeben (Something needs fixing after all?, dann Send back for corrections) - bereits erstellte Berechnungen bleiben, und nach der erneuten Annahme übernimmst du die Daten noch einmal.
Nach der Annahme: Import in die Module
Der Bildschirm The data is yours. What now? führt zur Heizlastberechnung (Open the heat loss calculation): Das Formular ergänzt Gebäudedaten und Räume, wo sie passen, den Rest trägst du von Hand ein. Wärmepumpe, Fußbodenheizung und Lüftung übernehmen ausgewählte Kennwerte aus dem Formular (zum Beispiel Vorlauf- und Rücklauftemperatur, Lüftungsart) über die Zeile Ready to bring in auf dem Startbildschirm des Moduls oder den Abschnitt Data sources in den Moduleinstellungen. Was der Import bewusst auslässt und warum, steht in Daten zwischen Modulen übernehmen. Die Antworten stehen im Projekt jederzeit hinter der Schaltfläche Form data.
Unterlagen statt Formular
Hast du die Bauunterlagen schon (Bauplanung, Fensterliste, Energieausweis), musst du nicht auf das Formular warten: Lade sie beim Assistenten Algo im Projekt hoch, und er schlägt Werte für die Felder vor. Das beschreibt der Artikel Algo, der KI-Assistent. Beide Quellen lassen sich kombinieren - das Formular vom Kunden und die Unterlagen von dir.