L'application HeatAlgo est en anglais, et le formulaire que reçoit votre client existe en anglais et en polonais : les libellés cités dans cet article sont ceux de l'interface, tels que vous les verrez à l'écran.
Le formulaire client recueille les données du bâtiment directement auprès du maître d'ouvrage : vous envoyez un lien, le client remplit le formulaire dans son navigateur sans créer de compte, et les réponses reviennent dans le projet. Le parcours de base est décrit pas à pas dans le guide envoyer le formulaire au client. Cet article répond aux questions qui se posent en chemin : réglage, relances, corrections, acceptation et import.
Réglage : moins de questions pour le client
La carte Client form se trouve dans la vue du projet. Send the form as is saute le réglage ; Adjust it first l'ouvre. Le réglage a deux niveaux :
- Les pastilles sous What do you no longer need to ask?, en quatre groupes : I have been on site and know... (dimensions des pièces, composition des parois, fenêtres et portes), I have the documents... (le dossier de plans, la liste des documents à obtenir du client), Already settled... (la ventilation, le générateur de chaleur, l'étendue de la commande), This job doesn't cover... (le plancher chauffant). Cocher une pastille retire les questions correspondantes ; le compteur indique combien de questions restent et combien de minutes il faudra au client.
- Show the full list, section par section : à gauche ce que verra le client, à droite ce que vous laissez de côté. Vous déplacez les questions une par une avec Skip et Restore, et la recherche parcourt le texte des questions. Dans chaque section, vous pouvez ajouter des champs personnalisés (un nom et un type : texte, nombre, case à cocher), jusqu'à 20 au total.
Le formulaire comporte des sections allant des coordonnées du maître d'ouvrage et de l'étendue de la commande, en passant par les documents, les données de base du bâtiment, les parois, les fenêtres et portes, l'étanchéité à l'air, la ventilation, les températures, le générateur de chaleur et l'eau chaude sanitaire, jusqu'aux hypothèses du plancher chauffant, aux couches du sol, au tableau des pièces, à l'hydraulique et aux documents à remettre. Il commence par quelques questions sur la maison qui lui permettent de sauter les parties qui ne concernent pas ce bâtiment.
Envoi et relances
À l'étape Sending, vous saisissez l'e-mail du client dans le champ To: et, si vous le souhaitez, votre propre message (Your words), qui figurera dans l'e-mail d'invitation. L'aperçu montre exactement l'e-mail que recevra le client, avec votre entreprise comme expéditeur. Send by email envoie l'invitation ; Copy link donne un lien à transmettre par le moyen de votre choix. Après l'envoi, l'écran Form sent indique combien de questions compte le formulaire et combien de minutes il faudra au client.
Le lien fonctionne pendant 90 jours après l'envoi ; vous voyez la date d'expiration sur la carte du formulaire. Vous envoyez une relance avec Resend, au maximum une fois par jour ; une deuxième tentative le même jour est inscrite dans l'historique comme non envoyée. Si l'e-mail n'est pas arrivé (The invitation did not arrive), vérifiez l'adresse et renvoyez, ou copiez le lien : tant que le message ne passe pas, le formulaire reste vide.
Modifier les coordonnées de l'entreprise et le logo dans les paramètres modifie l'en-tête du formulaire et l'expéditeur des invitations.
Ce que voit le client
Le client ouvre le lien sans compte, y compris sur un téléphone. Au départ, il voit combien de questions l'attendent, qu'aucune n'est obligatoire et jusqu'à quelle date le lien est valable. Le formulaire s'enregistre tout seul : le client peut s'arrêter et reprendre là où il en était. Il a son propre choix de langue (polonais ou anglais), un lien vers le glossaire et un suivi de progression. À la fin, dans le récapitulatif, il confirme l'exactitude des données, s'engage à signaler les changements et signe de son nom, puis clique sur Send to contractor. Les réponses déjà saisies ne sont pas perdues quand le lien expire.
Le formulaire n'accepte pas de pièces jointes. Dans la section Building documentation, le client coche les documents qui existent (plans, dossier de conception, nomenclature des menuiseries, fichiers DWG/DXF) et vous les remet en dehors de l'application, par e-mail ou lors d'un rendez-vous. Vous les importez ensuite dans l'assistant Algo du projet, qui vous propose des valeurs pour les champs.
Dans le formulaire, le client voit votre entreprise comme responsable du traitement des données qu'il fournit ; HeatAlgo les traite pour votre compte. La mention figure en bas du formulaire.
Le formulaire chez le client : aperçu en direct
Pendant que le client remplit le formulaire, la carte du projet affiche son état (Sent, Opened by the client, The client is filling it in), la date d'expiration et un aperçu en direct des réponses, que le client peut encore modifier. La section History consigne, par tours, les envois, les ouvertures, les relances, les réponses, les demandes de correction et l'acceptation. Si le client s'est arrêté en route, vous voyez à quelle section (They stopped at section ...).
Dans cet état, vous disposez de : Change the questions (tant que le client n'a pas renvoyé le formulaire ; les réponses saisies sont conservées), Resend (une fois par jour), Copy link et Cancel form : le lien cesse de fonctionner et les réponses déjà saisies par le client sont perdues, de façon irréversible.
Les réponses du client : corrections et acceptation
Quand le client renvoie le formulaire, vous recevez une notification dans la cloche et par e-mail (catégorie Client forms dans les paramètres). L'écran Client's answers affiche tout, section par section, avec les réponses « yes » / « no » et les champs vides. Vous pouvez :
- Accept data : les réponses font partie du projet et ne changent plus sans votre accord,
- Flag for correction sur des champs précis, puis Send back for fixes avec une phrase d'explication : le client reçoit le même lien, voit les champs signalés en jaune et ne recommence pas de zéro ; au tour suivant, vous voyez quels champs signalés ont été complétés et lesquels sont encore vides, avec la réponse précédente,
- Expire the link : le client perd l'accès au formulaire, et les réponses envoyées restent ; c'est irréversible.
Vous pouvez aussi renvoyer le formulaire après l'acceptation (Something needs fixing after all?, puis Send back for corrections) : les calculs déjà faits sont conservés, et après la nouvelle acceptation, vous importez à nouveau les données.
Après l'acceptation : l'import dans les modules
L'écran The data is yours. What now? mène au calcul des déperditions (Open the heat loss calculation) : le formulaire complète les données du bâtiment et les pièces là où elles correspondent, et vous saisissez le reste à la main. Le dimensionnement de la pompe à chaleur, le plancher chauffant et la ventilation reprennent certains paramètres du formulaire (par exemple les températures de départ et de retour, le type de ventilation) par la ligne Ready to bring in de l'écran de démarrage du module ou par la section Data sources des paramètres du module. Ce que l'import laisse volontairement de côté, et pourquoi, est expliqué dans le transfert des données entre les modules. Les réponses restent toujours disponibles dans le projet, sous le bouton Form data.
Des documents à la place du formulaire
Si vous avez déjà les documents du bâtiment (le dossier de conception, la nomenclature des menuiseries, le diagnostic de performance énergétique), inutile d'attendre le formulaire : importez-les dans l'assistant Algo du projet, qui vous propose des valeurs pour les champs. C'est décrit dans l'article sur Algo, l'assistant IA. Les deux sources peuvent se combiner : le formulaire du client et vos documents.