Formularz dla klienta zbiera dane budynku prosto od inwestora: wysyłasz link, klient wypełnia formularz w przeglądarce bez zakładania konta, a odpowiedzi wracają do projektu. Podstawową ścieżkę opisuje poradnik krok po kroku: jak wysłać klientowi formularz. Ten artykuł odpowiada na pytania, które pojawiają się w trakcie: o konfigurację, przypomnienia, poprawki, akceptację i import.
Konfiguracja: mniej pytań dla klienta
Kartę "Formularz dla klienta" znajdziesz w widoku projektu. "Wyślij formularz bez zmian" pomija konfigurację; "Najpierw dopasuj" otwiera ją. Konfiguracja ma dwa poziomy:
- Chipy "Czego już nie musisz pytać?" w czterech grupach: "Byłem na miejscu i wiem..." (wymiary pomieszczeń, z czego są przegrody, stolarka), "Mam dokumentację..." (projekt budynku, lista rzeczy do przekazania), "Mam już ustalone..." (wentylacja, źródło ciepła, zakres zlecenia), "Ten projekt nie obejmuje..." (ogrzewania podłogowego). Zaznaczenie chipa usuwa pasujące pytania; licznik pokazuje, ile pytań zostało i ile minut zajmie klientowi wypełnienie.
- "Pokaż pełną listę" - sekcja po sekcji: po lewej to, co klient zobaczy, po prawej to, co pomijasz. Pojedyncze pytania przenosisz przyciskami "Pomiń" i "Przywróć", a wyszukiwarka szuka w treści pytań. W każdej sekcji dodasz własne pola (nazwa i typ: tekst, liczba, pole wyboru) - łącznie do 20.
Formularz ma sekcje od danych inwestora i zakresu zamówienia, przez dokumentację, dane budynku, przegrody, okna i drzwi, szczelność, wentylację, temperatury, źródło ciepła i CWU, po założenia podłogówki, warstwy podłogi, tabelę pomieszczeń, hydraulikę i dokumenty do przekazania. Zaczyna się od kilku pytań o dom, które pozwalają pominąć części nieistotne dla tego budynku.
Wysyłka i przypomnienia
Na kroku "Wysyłka" wpisujesz e-mail klienta w polu "Do:" i opcjonalnie własną wiadomość ("Twoje słowa"), która trafia do treści e-maila z zaproszeniem. Podgląd pokazuje dokładnie ten e-mail, który dostanie klient - z Twoją firmą jako nadawcą treści. Przycisk "Wyślij e-mailem" wysyła zaproszenie; "Kopiuj link" daje link do przekazania dowolnym kanałem. Po wysyłce ekran "Formularz wysłany" pokazuje, ile pytań ma formularz i ile minut zajmie klientowi.
Link działa 90 dni od wysłania; datę wygaśnięcia widzisz na karcie formularza. Przypomnienie wysyłasz przyciskiem "Wyślij ponownie" - najwyżej raz na dobę; kolejna próba tego samego dnia jest odnotowana w historii jako pominięta. Jeśli e-mail nie dotarł ("Zaproszenie nie dotarło"), sprawdź adres i wyślij ponownie albo skopiuj link - dopóki wiadomość nie dojdzie, formularz stoi pusty.
Zmiana danych firmy i logo w ustawieniach zmienia nagłówek formularza i nadawcę zaproszeń.
Co widzi klient
Klient otwiera link bez konta, także na telefonie. Na starcie widzi, ile pytań go czeka, że nic nie jest obowiązkowe i do kiedy link jest ważny. Formularz zapisuje się sam - klient może przerwać i wrócić od miejsca, w którym skończył. Ma własny przełącznik języka (polski albo angielski), link do słownika pojęć i podgląd postępu. Na końcu, w podsumowaniu, potwierdza zgodność danych, zobowiązuje się zgłosić zmiany i podpisuje imieniem i nazwiskiem, a potem klika "Wyślij do wykonawcy". Wcześniej wpisane odpowiedzi nie giną przy wygaśnięciu linku.
Formularz nie przyjmuje załączników. Klient zaznacza w sekcji "Dokumentacja budynku", które dokumenty ma (rzuty, projekt, zestawienie stolarki, pliki DWG/DXF), i przekazuje je Tobie poza aplikacją - e-mailem albo na spotkaniu. Wgrywasz je potem do asystenta Algo w projekcie, a on proponuje wartości do pól.
Klient widzi w formularzu Twoją firmę jako administratora danych, które podaje; HeatAlgo przetwarza je na Twoje zlecenie - informacja o tym jest w stopce formularza.
Formularz u klienta: podgląd na żywo
Dopóki klient wypełnia, karta w projekcie pokazuje stan ("Wysłany", "Otwarty przez klienta", "Klient wypełnia formularz"), datę wygaśnięcia i podgląd odpowiedzi na żywo - klient może je jeszcze zmieniać. Sekcja "Historia" zapisuje wysyłki, otwarcia, przypomnienia, odpowiedzi, prośby o poprawki i akceptację, z rundami. Jeśli klient utknął, widzisz, na której sekcji ("Stanęli na sekcji ...").
W tym stanie masz do dyspozycji: "Zmień pytania" (dopóki klient nie odeśle; wpisane odpowiedzi zostają), "Wyślij ponownie" (raz na dobę), "Kopiuj link" oraz "Anuluj formularz" - link przestaje działać, a odpowiedzi, które klient zdążył wpisać, przepadają; tego nie da się cofnąć.
Odpowiedzi klienta: poprawki i akceptacja
Gdy klient odeśle formularz, dostajesz powiadomienie w dzwonku i e-mailem (kategoria "Formularze klientów" w ustawieniach). Ekran "Odpowiedzi klienta" pokazuje wszystko sekcja po sekcji, z odpowiedziami "tak" / "nie" i polami pustymi. Możesz:
- "Akceptuj dane" - odpowiedzi stają się częścią projektu i nie zmienią się bez Twojej zgody,
- "Oznacz do poprawy" przy konkretnych polach, a potem "Odeślij do poprawy" z jednym zdaniem wyjaśnienia - klient dostaje ten sam link, widzi oznaczone pola na żółto i nie zaczyna od nowa; w kolejnej rundzie widzisz, które z oznaczonych pól uzupełnił, a które są nadal puste, wraz z poprzednią odpowiedzią,
- "Wygaś link" - klient traci dostęp do formularza, a przesłane odpowiedzi zostają; nieodwracalne.
Odesłać do poprawy możesz także po akceptacji ("Coś jednak wymaga poprawy?") - obliczenia, które już powstały, zostają, a po ponownej akceptacji przenosisz dane jeszcze raz.
Po akceptacji: import do modułów
Ekran "Dane są Twoje. Co dalej?" prowadzi do OZC ("Otwórz OZC"): formularz uzupełnia dane budynku i pomieszczenia tam, gdzie pasują, a resztę wpisujesz ręcznie. Dobór pompy, podłogówka i rekuperacja pobierają z formularza wybrane parametry (np. temperaturę zasilania i powrotu, typ wentylacji) przez kartę "Zanim zaczniesz" albo sekcję "Źródła danych" w ustawieniach modułu. Czego import celowo nie przenosi i dlaczego, opisuje artykuł dane wędrują między modułami. Odpowiedzi są zawsze do wglądu w projekcie pod przyciskiem "Dane z formularza".
Dokumenty zamiast formularza
Jeśli masz już dokumenty budynku (projekt, zestawienie stolarki, charakterystykę energetyczną), nie musisz czekać na formularz: wgraj je do asystenta Algo w projekcie, a zaproponuje wartości do pól. Opisuje to artykuł Algo, asystent AI. Oba źródła można łączyć - formularz od klienta i dokumenty od Ciebie.